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26 May 2023
En la actual era digital los activos de TI son esenciales para la mayoría de las empresas, y su rendimiento óptimo es clave para mantener las operaciones diarias. Sin embargo, monitorizar y administrar estos activos, especialmente en entornos TI grandes, puede ser un auténtico desafío. Aquí es donde entran en juego los Indicadores clave de rendimiento (KPI) de Gestión de activos de TI (ITAM). ITAM KPIs son indicadores realizan un seguimiento del rendimiento de los activos, lo que ayuda a los operadores a garantizar que funcionen de manera óptima.
Al hacer una buena selección de los KPI de ITAM, estos pueden proporcionar a las empresas información valiosa sobre su inventario de activos de TI, ayudar en su proceso de toma de decisiones de estrategia de ITAM e identificar áreas clave para la mejora. Este artículo explora las métricas clave para una gestión eficaz de los activos de TI e incluye orientación sobre cómo las empresas pueden usarlas para optimizar sus operaciones.
La métrica de utilización de activos es de vital importancia para evaluar si una organización está utilizando sus activos de manera efectiva. Esta métrica indica el porcentaje del tiempo que los activos están siendo utilizados activamente en comparación con el tiempo total de disponibilidad. Si los activos se utilizan poco o directamente no están siendo usados, esto puede generar pérdidas, ya que no generan ningún valor pero si consumen recursos para su mantenimiento. Es decir, el activo supone un gasto sin ser utilizado.
El KPI de la tasa de utilización de activos podría ayudar significativamente a las empresas a lograr la optimización de costos, ya que les permite asignar y aprovechar mejor sus recursos, así como aumentar la productividad. Monitorizar este KPI también puede evitar compras innecesarias.
Esta métrica es especialmente útil para evaluar las necesidades de tecnología de la información (TI) de una organización y determinar si se está utilizando de manera eficiente el presupuesto asignado. Cuando se obtienen tasas altas de utilización de activos, ello puede indicar que la organización ha realizado una buena planificación presupuestaria y una asignación eficiente de recursos.
En las grandes empresas con numerosos activos de TI en red, el seguimiento de la vida útil de los productos de múltiples proveedores, su reemplazo o actualización a tiempo suele ser un desafío y puede tener un gran impacto en las operaciones de un negocio. Este KPI esencial de ITAM supervisa los activos de TI a lo largo de su ciclo de vida, desde la adquisición y el despliegue hasta la retirada.
Recibir alertas sobre cuándo los activos necesitan actualizaciones o reemplazos garantiza que los operadores reduzcan el tiempo de inactividad del sistema, planifiquen actualizaciones y reemplazos oportunos y, en general, maximicen el valor de los activos.
Para concluir, esta métrica ayuda en la optimización del rendimiento, la reducción de los costos de mantenimiento y garantiza que la tecnología esté siempre actualizada.
Como es ampliamente sabido el uso de software sin licencia puede tener graves consecuencias legales y financieras. La métrica que monitoriza licencias constituye un KPI crítico de ITAM que puede ayudar a las empresas a garantizar que sus activos de TI (especialmente el software que es crucial para las operaciones empresariales) cumplan con la licencia. Además de eso, el seguimiento de la métrica puede ayudar a las empresas a optimizar sus gastos al identificar áreas en las que tienen licencias excesivas o insuficientes.
El cumplimiento con las regulaciones es una métrica crucial, sobre todo para aquellas empresas que están sometidas a fuertes normas legislativas. Por ejemplo para las empresas que trabajan con datos, el incumplimiento de estas leyes puede resultar en sanciones y consecuencias drásticas. El KPI de cumplimiento de estándares regulatorios indica si los activos de TI están en línea con las regulaciones existentes relevantes. El seguimiento de la métrica puede ayudar a las empresas a evitar castigos y daños a la reputación.
El coste de los activos de TI es un KPI esencial de ITAM que se enfoca en el coste que supone adquirir y administrar dichos activos. Cubre numerosos costes, tales como hardware, suscripciones, licencias, mantenimiento y actualización de los activos. La mayoría de los operadores suelen pasar por alto importantes costes derivados de hardware, las estaciones de trabajo, hardware del servidor o hardware de la red central.
El KPI del coste de los activos de TI es fundamental para la mayoría de las empresas porque su objetivo es maximizar las ganancias y minimizar los gastos. El uso del KPI para realizar un seguimiento de los costes de TI permite a las organizaciones identificar áreas de reducción de costes y optimizar el presupuesto de mantenimiento.
Una estrategia eficaz de ITAM debería generar un retorno de la inversión (ROI) positivo. El seguimiento del ROI podría ayudar a eliminar aquellos activos que aportan poco o nada de valor. También podría ayudar a evaluar el valor de los activos para la toma de decisiones en el futuro, especialmente cuando los principales responsables de la toma de decisiones necesitan estar convencidos de la utilidad de un activo.
Se puede lograr un ROI positivo regulando métricas como el ahorro de costes. Una organización puede lograr considerables ahorros mediante la reducción de costes de gestión de activos, el uso óptimo de activos y la optimización de las adquisiciones.
Las efectivas prácticas de servicio y mantenimiento optimizan el rendimiento de un entorno de TI al reducir el tiempo de inactividad del sistema y extender la vida útil de la infraestructura. Las métricas esenciales de servicio y mantenimiento incluyen el tiempo medio entre fallas (MTBF), el tiempo medio de reparación (MTTR) y el cumplimiento del mantenimiento preventivo.
MTBF (del inglés, Mean Time Between Failures), a menudo expresado en horas, mide el tiempo promedio entre dos fallas consecutivas de un activo. Es el resultado de dividir el tiempo operativo total de un activo por el número de fallas que ocurren durante el período.
Por ejemplo, si un equipo de hardware funciona durante 2000 horas y tiene cinco fallas, su MTBF sería de 400 horas.
MTTR (del inglés, Medium Time To Repair), también expresado a menudo en horas, mide el tiempo promedio que lleva restaurar un activo a la funcionalidad completa después de una falla. Se encuentra dividiendo el tiempo total de reparación por el número de reparaciones.
Por ejemplo, si lleva 40 horas reparar un sistema o equipo con 5 fallas, el MTTR será 8. Se busca tener un MTTR bajo ya que significa menor tiempo de inactividad del sistema.
Por otro lado, el cumplimiento del mantenimiento preventivo se trata de cuántas tareas preventivas se han completado según lo planificado, en comparación con el número total de tareas de mantenimiento preventivo programadas. Esta métrica es realmente importante, ya que ayuda a las personas involucradas a detectar retrasos y tomar medidas proactivas para evitar posibles fallos. En pocas palabras, nos dice si estamos cumpliendo con el mantenimiento preventivo de manera efectiva. Si hay un bajo cumplimiento, es una señal de alerta para tomar medidas y asegurarnos de que estamos evitando problemas antes de que ocurran.
El seguimiento de estos KPI esenciales garantiza que las organizaciones puedan identificar y corregir posibles cuellos de botella, evaluar la eficacia de sus procesos de mantenimiento y aumentar la disponibilidad de los activos mediante la adopción de medidas preventivas.
La gestión efectiva de los activos de TI es vital para las empresas que dependen de la tecnología. Las métricas de ITAM brindan información valiosa sobre el inventario de activos, operaciones, optimización y reducción de costes.
Si bien el seguimiento y el aprovechamiento de estos KPI para mejorar y mantener las operaciones de negocio puede ser difícil, usar la solución correcta que consolide dispositivos y aplicaciones de múltiples fabricantes en una interfaz intuitiva y fácil de usar puede contribuir en gran medida a mejorar las operaciones. La solución de gestión de activos ITAM debería permitir que una empresa administre los activos de TI de manera efectiva, de modo que su infraestructura esté siempre actualizada, tenga un inventario completo, cumpla con las regulaciones, y esté optimizada para un rendimiento máximo.
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